Todos los que tienen una empresa están obligados a llevar los libros contables y presentar las cuentas anuales en el registro mercantil de la provincia donde se encuentre el domicilio social de nuestra empresa. Están obligadas por tanto, a entregar las cuentas anuales las sociedades mercantiles, ya sean de responsabilidad limitada, anónima u otra forma de responsabilidad. Avisamos de que no hay forma de que nadie os quite este trámite, ni siquiera el mejor gestor, así es que si quieres que alguien te lleve la contabilidad de tu empresa y te prepare todos estos documentos, entra en Asesoría Víctor Alonso.
Pero… ¿Qué son las cuentas anuales obligatorias de una empresa? pues básicamente son una serie de documentos e información contable obligatoria que toda empresa debe presentar una vez al año, como pueden ser: la cuenta de pérdidas y ganancias, el balance anual, la memoria… El objetivo de estas cuentas, es que sirven para ver cómo se ha desarrollado la situación financiera a lo largo de su ejercicio.
Estas cuentas son formuladas por el órgano de gobierno por acuerdo mayoritario de éste, siendo posteriormente presentadas a aprobación por la Junta General de Socios. Finalmente, una vez que ya se han aprobado las cuentas, el órgano de administración deposita las cuentas anuales obligatorias en el registro mercantil. Tienen que presentarse en un plazo no superior a 3 meses después del cierre.
Ahora bien, vamos a ver cuales son todos los documentos que forman parte de estas cuentas anuales obligatorias.
Documentos que forman parte de las cuentas anuales obligatorias
Las cuentas anuales obligatorias se componen de diferentes documentos, los cuales forman uno y deben redactarse de acuerdo a uno de estos tres modelos: normal, abreviado o pymes, establecidos en el RD 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad.
Así pues, los documentos que forman parte de las cuentas anuales obligatorias son:
- Balance: Este es un documento en el que se refleja el plan general de contabilidad de la empresa (adoptado en forma de cuadro), en definitiva, es la cuantificación del patrimonio al final del ejercicio. En él figura, los activos de la empresa, es decir, los bienes y derechos que posee; el pasivo, los fondos propios y pagos o deudas con proveedores u otras entidades; y el patrimonio neto, constituido por el valor en sí de la empresa. Un balance correcto es aquel en el que el activo es igual al pasivo más el patrimonio neto.
- Cuenta de pérdida y ganancias: También reciben el nombre de cuentas de resultados, y en ella se cuantifican los beneficio o pérdidas que ha tenido la empresa en todo su ejercicio. Si es positivo, quiere decir que la empresa tiene beneficios y si es negativo, que ha tenido pérdidas, de esta forma, se muestra el resultado neto final, detallado en ingresos y gastos.
- Estado de flujos de efectivo: Este documento se incorporó en 2007 y refleja de donde provienen los fondos, como se emplean y su variación durante todo el ejercicio económico de la empresa, en otras palabras, muestra el efectivo que generado y aprovechado en actividades relacionadas con la empresa.
- Memoria: Es el último documento obligatorio que conforman las cuentas anuales obligatorias, en él se detalla de una forma más clara y amplia, la situación contable de la empresa tal y como figura en el balance y en la cuenta de resultados.
Entre la información que debe figurar en la memoria destaca: los pasivos e ingresos devengados, la actividad a la que se dedica la empresa, los gastos de formación, activos fijos, fondos de comercio, cualquier cambio en los cálculos contables…
Ahora si, ya sabes cuales son cada uno de los documentos que forman parte de las cuentas anuales obligatorias, para presentarlos a tiempo y que no te surja ningún contratiempo, pues como veremos a continuación, no presentarlos puede traernos consecuencias.
Consecuencias de no presentar cuentas anuales obligatorias para Pymes
El no entregar las cuentas anuales obligatorias puede provocar graves consecuencias a tu empresa. Por ejemplo puedes ser sancionada por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, dependiente del Ministerio de Economía y Empresa, con multas que oscilan de entre los 1.200 y los 60.000 euros.
Otras de las consecuencias que conlleva la no presentación de estas cuentas anuales son:
- Cierre provisional de la hoja del registro mercantil: Se llevará a cabo transcurrido un año de la fecha del cierre del ejercicio sin haber presentado las cuentas anuales. De esta forma no se podrá inscribir la gran mayoría de actos jurídicos, por lo que cualquier cambio societario que se produzca una vez cerrada la hoja registral, no quedará inscrito en el registro mercantil.
- Deterioro del crédito a causa de la falta de transparencia y la ausencia de información a terceros que poseen relación con la empresa, como los proveedores, clientes, entidades financieras…
- Responsabilidad del administrador frente a la sociedad y sus socios, ya que si este incumplimiento u omisión de presentar las cuentas anuales originara un daño a la Sociedad, tanto esta, como los socios o un tercero podrán reclamar los daños y perjuicios causados a la Sociedad. Por lo que se deduce que el administrador no ha actuado con la debida diligencia, según el artículo 225 LSC.
Nosotros te recomendamos una buena asesoría contable para evitarte estos problemas y poder presentar todas las cuentas anuales obligatorias a tiempo.
